Guía básica para gestionar equipos remotos. 

A partir del contagio desde China, hacia Europa y Latinoamérica del Coronavirus, el entorno laboral se ha enfrentado al reto y la obligación de adoptar, sí o sí las medidas de teletrabajo.

En esta situación los responsables de recursos humanos y líderes de las áreas desempeñan un papel muy importante al tener que seguir midiendo y gestionando el desempeño de sus equipos para lograr los objetivos planteados.

Pensando en todas las personas que se enfrentan al reto actual de liderar por primera vez equipos en remoto, desarrollamos esta guía básica para una gestión eficiente:

1- La comunicación es uno de los pilares para la gestión de equipos remotos.

Define los canales de comunicación adecuados para que se comuniquen de forma grupal y de forma directa, con cada uno de los equipos, una vez se encuentre definido compártelo con todo el equipo.

Piensa en cómo te comunicabas con tu equipo en la oficina. ¿Llamabas? O  ibas al puesto y preguntabas “¿Cómo vas con esto y aquello, necesitas ayuda? ¿Te respondió Fulanito? No pierdas esas conversaciones, pero tampoco vivas todo el día chateando con el equipo.

Establece un horario al principio del día para establecer una conversación con tu equipo donde hagas seguimiento a todos los puntos que tienen pendiente.

No olvides preguntar directamente en qué puntos necesitan ayuda. Ante este interrogante, establece un apoyo activo para que los integrantes del equipo puedan lograr con éxito su actividad.

Puntualiza la conversación, pero tampoco pierdas ese lado humano de compartir con tu equipo, conocer sus inquietudes y seguir estrechando los lazos a pesar de la distancia

2- Establece objetivos claros para cumplir durante el día o la semana.

Todos estamos alineados con un objetivo global común, pero además, tenemos mini tareas que nos permiten alcanzar ese objetivo. 

A pesar de la distancia establece modelos de seguimientos que te permitan conocer el nivel de avance de cada uno de tus empleados con respecto a la actividad que están desarrollando. 

Identifica los avances grupales e individuales, esto te ayudará a evitar la procrastinación durante el trabajo en remoto. 

Un error que suelen cometer los trabajadores en remoto al iniciar la actividad, es que no logran concentrarse efectivamente y aprovechan la distancia para desconectarse del trabajo. Para evitar esto es importante establecer metas y expectativas para cada trabajador, y asegurarse que las cumplan con un seguimiento adecuado. 

Ojo, mucha atención con este punto, porque esto no significa tensar la cuerda demasiado. 

Debemos evitar ser controladores, hostigar, o generar estrés en los empleados, asegúrate de comunicarte de forma clara y positiva con tus equipos para que se encuentren alineados. 

Recuerda que bajo la situación que se vive hoy día, los trabajadores ya se encuentran bajo un nivel de estrés, propio de la realidad que vivimos por la pandemia y de gestionar una nueva forma de vivir y trabajar.

3- Motiva a tu equipo de trabajo

Haz que la experiencia durante el teletrabajo de tu equipo sea agradable.

Incentívalos haciéndoles saber que hicieron algo bien, tanto como en logros grupales, como en logros individuales.

Da visibilidad a estos incentivos y sigue fomentando la buena gestión de tu equipo.

4- Pon en práctica tu conocimiento sobre cada uno de los integrantes de tu equipo.

Tienes una ventaja en este punto, tu equipo virtual anteriormente fue tu equipo físico en la oficina, entonces ya lo conoces. 

¿Qué te quiero decir con esto?

Que aquel que trabaja bien, va a seguir haciendo un buen trabajo; aquel que es rápido ejecutando una actividad, pero necesita correcciones, porque se le escapa algún detalle, seguirá necesitando tu supervisión; aquel que pregunta mucho y necesita ejemplos para visualizar y entender lo que necesita hacer, seguirá necesitando de tu ayuda y guía para comprender lo que debe hacer. 

Entonces, en función de ello saca el provecho a ese conocimiento y ayúdate a gestionar al equipo tratando de fortalecer sus puntos a mejorar, y prestando mayor atención a aquellos detalles que ya conoces sobre tu equipo. 

5-  Define un ambiente colaborativo e individual para gestionar los entregables de cada proyecto.

Anteriormente solicitabas un informe, y tu equipo imprimía el papel y te lo llevaba para revisión. Ahora esto no será así.

Ante esta situación ¿cómo se entrega la información? ¿se envía por correo?, ¿se sube a la nube de la empresa? , ¿se crea una carpeta compartida donde se verá toda la información?

No esperes a que tu equipo te haga estas preguntas para responderlas, ahorra tiempo ante esta incertidumbre y apóyate en el equipo de tecnología (si aún no tienes tu trabajo colaborativo) para que todo el equipo que se encuentra en remoto cuente con carpetas grupales, e individuales en las que pueda subir el material a la red de la empresa.

6- Confía en tu equipo. 

No lo puedes controlar todo, para eso debes delegar responsabilidad en tu equipo para la ejecución y cumplimiento de las tareas en tiempo y en forma.

No te sobrecargues tratando de estar al tanto hasta el más mínimo detalle de todo lo que hace el equipo.

Ten en cuenta que cada persona está consciente de la responsabilidad que tiene sobre la actividad que está desarrollando, así se encuentre teletrabajando.

Pero, déjales saber cómo afectaría al resto del equipo y al proyecto de forma global como afectaría que no cumpla sus actividades en tiempo y en forma.

Para ello ten objetivos muy claros y una comunicación efectiva. 

7- Escucha el feedback de tu equipo

En ventas cuando queremos conocer ¿cómo podemos mejorar un producto? solicitamos feedback a nuestros clientes.

En este caso la situación no es diferente.

Para seguir mejorando en nuestra gestión de equipos, no sientas miedo de pedir feedback claro a tu equipo de trabajo sobre como lo estás haciendo.

Realiza encuestas objetivas para que te pueda puntuar y calificar según su criterio.

De esta manera, sabrás qué aspectos pueden mejorar 🙂

8- Fomenta la integración de tu equipo remoto

No permitas que la distancia, los distancie aún más. 

Al contrario, integra a todo tu equipo a pequeñas reuniones por la tarde para compartir un café, o luego de la hora del almuerzo, no pierdas esa conexión con tus colaboradores. 

Recuerda que un equipo de trabajo, tiene mucho en común con un equipo de fútbol, cada jugador tiene muy claro su rol individual, y este rol individual permite que se cumpla la estrategia del equipo con un trabajo colaborativo.

Para ello debe haber una buena relación entre el equipo de trabajo 🙂

Mira este vídeo sobre como teletrabajar reduciendo el estrés

Esperamos que esta información sea de tu utilidad, así que sácale el mayor de los provechos. 

Si tienes preguntas, no dudes en contactarnos, escríbenos en los comentarios estaremos encantados de ayudarte. 🙂

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Hiwook es una empresa con operaciones 100% en remoto. Tenemos experiencia teletrabajando, por lo que te compartimos varios trucos para saber cómo afrontar el teletrabajo en estos días de confinamiento por el Covid-19

“No me concentro”

Carlos se enfrenta a un reto que hace un mes ni siquiera se pasaba por su mente: TELETRABAJAR. A priori una actividad que parece muy fácil, pero que, si no se le da la importancia que tiene puede complicarse.

Carlos no es el único que se encuentra en esta situación. De hecho, muchas personas ahora mismo se están enfrentando al reto de aprender a teletrabajar de la noche a la mañana. 

¡Sí, para ayer!

Porque debido a la crisis sanitaria que vivimos como consecuencia del Coronavirus, diferentes empresas se vieron en la obligación de enviar a sus trabajadores a casa. 

Esta situación genera gran estrés al tener que enfrentarse a un cambio total de rutina, y además, aprender nuevos hábitos de trabajo. Realmente es muy diferente trabajar en la oficina donde tenemos todos los elementos laborales a la mano, a trabajar en casa, donde no tienes la presión física de tu jefe y estás rodeado de diferentes elementos que te pueden distraer. 

Como ya sabes, Hiwook es una empresa comprometida con la diversidad, la innovación y el medio ambiente, por eso todo nuestro equipo teletrabaja.

Así es, TODO EL EQUIPO se conecta en remoto.

Consejo 1: Establece una rutina flexible

Seguramente antes de estar en tu casa, llevabas a cabo una rutina para ir al trabajo. No tienes por qué abandonarla. Al contrario, debes seguir la rutina de establecer horarios para tu actividad laboral y horarios para las labores de la casa, que una no se mezcle con la otra.

Pero, tampoco debes volverte inflexible, ya que la inflexibilidad te lleva a tener una sensación de fastidio sobre la rutina que llevas. 

Esto te ayudará a tener un tiempo de efectivo de trabajo sin distracciones y a no aumentar la sensación de caos por la falta de horarios o de horas efectivas para llevar a cabo tus actividades.

Consejo 2: No te quedes en pijama.

Aunque parezca una razón superficial...

Cambiarte de ropa es significativo para tu cerebro, porque le ayuda a ponerse en “modo trabajo” y dejar de lado el “modo descanso” 

Así que procura cambiarte de ropa, guardar el pijama y trabajar con algo que te haga sentir cómod@, pero también que no estas en horario de descanso. 

Consejo 3: Ubica un espacio tranquilo para trabajar desde casa.

Es difícil concentrarse en el trabajo, con personas pasando detrás, preguntando que hacemos o que están conversando sobre un tema. 

Para ello lo más adecuado es ubicar un espacio tranquilo de la vivienda para colocar tu laptop y una silla cómoda que te permita desarrollar tus actividades con la menor cantidad de agentes distractores posibles. 

Si tienes hijos, es mejor ubicarse en un espacio donde los puedas visualizar, de esta manera no tendrás la preocupación de levantarte cada cierto tiempo para conocer qué están haciendo. 

Consejo 4: ¿Qué hacer cuando tengo hijos?

Cuando tienes pequeños en casa, las actividades se vuelven más difícil de completar porque pueden ser considerados como una distracción. Bueno... esto no es así del todo.

Debes conocer qué gustos tienen los pequeños, y organizarse en función de ello:

Por ejemplo en tus horarios de trabajo, puedes ponerles a jugar mientras trabajas, en sitios cercanos a ti.

Así, ellos estarán distraídos en su juego y tú tendrás tiempo para trabajar mientras los supervisas de cerca. 

También debes tener provisiones de comida o de meriendas de fácil acceso. Por supuesto, adaptadas a la edad de cada niño.

Esto permite que cuando tengan hambre no tengas que invertir mucho tiempo en brindarles una rica merienda.

Procura prepararla durante la noche o temprano en la mañana y guardarla en lugares a los que tengan acceso seguro.

Consejo 5: No te vuelvas un ermitaño ni tampoco un super star 

Un error frecuente es que no sabemos medir el nivel de comunicación con el equipo y compañeros de trabajo. 

Entonces, con algunos conversamos cada cinco minutos por chat, y con otros una vez cada cuaresma, ESTO NO DEBE SER. 

¿Por qué? 

Porque el conversar cada cinco minutos con el mejor compis de la oficina sólo ayudará a que te distraigas de las labores con el móvil, o con otros temas, que de pronto no son de interés. 

Y conversar cada cuaresma con compañeros que necesitas tener comunicación constante, por los proyectos o actividades que ambos desarrollan, solo llevará a que cada quien valla por su cuenta y no consigan los objetivos. 

¿Qué debemos hacer?

Planificar reuniones diarias por zoom, skype, hangouts, u otro medio donde se encuentren todos los compañeros y conversen sobre las actividades y metas del día, se soliciten ayuda si se encuentran estancados y luego sigan avanzando. 

Estas reuniones deben ser cortas, no deben llevar tanto tiempo entre ellas, pero sus resultados son positivos porque hace que fluya la comunicación, y en consecuencia las actividades.

Esperamos que estos consejos sean de tu ayuda para el teletrabajo en tiempos de coronavirus, y que sigas desarrollando tus actividades con mucho éxito.

Si quieres más consejos escríbenos.

Un abrazo 🙂

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